Comment bien gérer ses emails ?

23 Sep
2015
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Bien gérer ses emails au quotidien vous aide à devenir plus efficace et à gagner du temps. Nos quelques conseils et recommandations s’avèreront très utiles. Ne vous laissez pas envahir par les emails et gérez votre boîte de réception efficacement.

D’habitude, on a tendance de garder trop de messages. Gérer ses emails rigoureusement augmentera votre productivité. Il est important de ne garder que les emails essentiels. Nos conseils simples et efficaces vous permettront de vous organiser mieux :

– Profitez de la possibilité d’appliquer des filtres pour certains types d’emails ou associer des étiquettes pour mieux les retrouver. Ainsi, vos messages seront rangés automatiquement dans un dossier et vous pourrez les consulter plus tard et même trouver facilement les emails concernant un projet spécifique. Les dossiers intelligents sont le secret d’une bonne gestion de vos messages. Regroupez vos messages selon les projets en cours ou l’expéditeur ;

– Désinscrivez-vous de la majorité de newsletters et rangez dans un dossier spécifique celles qui restent. De même pour les pubs et les notifications que vous ne lisez pas. Supprimez tous les messages inutiles. N’oubliez pas de faire des archives et sauvegarder régulièrement vos emails, afin d’éviter les mauvaises surprises ;

– Traitez premièrement tous les emails urgents et importants et après n’oubliez pas de les archiver. Résistez à la tentation de vérifier votre boîte à chaque 5 minute car c’est du temps perdu. Nous vous recommandons de traiter vos emails par lots, à des heures fixes ou chaque fois que vous allez terminer une tâche. Evitez de vous déconcentrer en permanence. Les alertes sonores et visuelles peuvent être une source de stress qui vous empêchera de vous consacrer à vos tâches sans interruption ;

– Vérifier ses emails en début de journée – ne passez plus de 10 minutes et utilisez des services anti-spam ;

Partager les agendas avec vos collègues peut être aussi une solution pour répondre plus rapidement aux demandes. Pour les messages personnels utilisez un compte séparé et évitez de laisser votre adresse professionnelle sur les sites non-professionnels ;
-Donnez des réponses courtes et concises à vos emails et transmettez l’essentiel. S’il y a plusieurs aspects à clarifier, n’hésitez pas à prendre le téléphone.

La messagerie électronique est un moyen de communication privilégié et indispensable, mais elle peut devenir un casse-tête. Notre conseil est de gérer ses emails et ne garder que les informations essentielles dans votre boîte email afin de réussir à vous organiser efficacement et éviter la surcharge d’emails.

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