Dans une entreprise ou une organisation retrouver ses documents et dossier rapidement à toujours était une nécessité. Néanmoins, il n’est pas évident de trouver le système de classement pour ses dossiers de Ressources Humaines. Agencer et classer les candidatures, les curriculum vitae, les documents d’analyses et les tests peut être un vrai défit logistique et financier pour certaines entreprises.
Chaque système de classer répond à des problématiques précises et souvent spécifiques aux entreprises et organisations. Nous allons durant cet article développer 2 axes majeurs du système de classement de documents RH qui sont le type de classement et le matériel nécessaire pour mettre en place la solution de classement.
Système de classement
Un système de classement efficace doit être organisé de manière logique et claire pour vous permettre de trouver l’information que vous recherchez rapidement. Son objectif, aboutir à un gain de temps, de place et sécurité des données pour vous et votre entreprise.
Vous pouvez faire appel à un système de classement basique avec le classement par ordre alphabétique, par datation ou encore de manière numérique. Simple à mettre en place, ces systèmes connaissent néanmoins leurs limites lorsque le cumule des informations devient trop complexe.
Avec des systèmes plus poussés, vous pouvez commencer à classer vos infirmations de manière plus précise par rapport à des notions de temps, d’urgence traitement, par famille … :
- Classement par recrutement en cours : Le principe est de faire ressortir les dossiers les plus urgents, par exemple avec une couleur indiquant le mois de traitement.
- Classement comptabilité : Commercial, Technicien, … ce classement s’effectue par nature d’activité ou dans notre cas par poste.
- Classement des dossiers immobiliers : Pour les dossiers volumineux, il vous permet de classer par noms puis ensuite d’inclure des sous-rubriques.
Enfin utiliser une nomenclature claire et facilement identifiable pour la classification de vos documents. Par exemple rec_ pour recrutement ou encore ref_ pour référence.
Matériel pour le classement de documents RH.
Au sien de votre entreprise, il vous faudra si cela n’est pas déjà fait, allouer un emplacement ou un lieu spécifique pour le classement de documents. Concernant le matériel, différents types de mobiliers peuvent être utilisé pour l’archivage :
- Armoires, avec différents types d’ouverture
- Bibliothèque
- Etagéres simple
- Caisson fixe ou mobile etc..
Vous n’avez que l’embarra du choix pour l’organisation de vos documents RH afin d’acquérir une plus grande efficacité. Définissez clairement vos besoins de classement de documents et sélectionnez la solution la plus adaptée à vos problématiques et à vos projets RH.
En espérant que ces quelques lignes vous permettent de mieux visualiser l’organisation possible pour vos documents RH.