La conservation et l’archivage des documents de tous types d’une entreprise est de première importance, du point de vue commercial, légal ou encore juridique.
A ce jour, il existe de nombreuses solutions pour stocker des documents d’entreprise plus ou moins sensibles, mais sont-ils réellement efficaces ? Peuvent-ils garantir un niveau sécurité suffisant ? A contrario de l’aspect sécuritaire, l’archivage des documents d’entreprise se doit également d’être optimiser selon le type de support de stockage utilisé, le système de classement mis en place ou encore tout simplement, l’espace occupé par les archives des documents.
Au long de cet article, nous allons voir ensemble différentes solutions pour un archivage des documents d’entreprise optimisé.
Les armoires classiques
La solution la moins onéreuse pour votre archivage de documents est sans aucun doute une ou des armoires classiques. Généralement facilement mises en place, leur atout principal est la facilité d’accès aux documents. Il existe différents types d’armoire pouvant comporter chacune des options ou des systèmes de rayonnage différents. Pour certaines, vous pourrez également faire le choix d’incorporer des tiroirs, un système d’ouverture verticale, …
Néanmoins, aussi économiques et utiles qu’elles soient, les armoires classiques occupent une grande partie de l’espace du lieu de travail quand les quantités d’archives deviennent importante. Ce qui devient un inconvénient important pour une entreprise.
Les armoires mobiles
C’est aujourd’hui le système de classement d’archives le plus utilisé par les grandes entreprises, les armoires mobiles constituent un réel avantage pour les organisations ayant installé ce matériel dans leurs locaux. Simple d’utilisation, pouvant être à commandes manuelles ou électriques, elles offrent un grand niveau de sécurité pour vos documents, par exemple en limitant l’accès à certains utilisateurs d’archives.
Optimiser pour une acoustique haute performance, les déplacements des box ne perturbe en rien l’environnement de travail et les collaborateurs se trouvant dans la même pièce. De plus, pour une même quantité de données d’archivages, la place économisée vous permet une optimisation ergonomique de votre espace de travail pouvant atteindre 49 % de plus que des armoires classiques. Les armoires mobiles, malgré tous les bénéfices et gains de temps et d’espace qu’elles apportent, sont plus onéreuses que les autres équipements d’archivage.
Il appartient à chaque entreprise de déterminer quelle solution d’archivage de données correspond le plus à ses besoins. On peut bien sûr mettre en avant le fait que, comme tout secteur dans une entreprise, l’archivage demande des investissements afin d’apporter en aval, une efficacité et une performance plus poussée. Par exemple, l’accès plus rapide à des informations permet à l’employé d’acquérir un gain de temps sur le traitement d’un dossier en cours.
En conclusion, ne négligez pas l’archivage de vos documents d’entreprise en choisissant la solution matériel et le système de rangement le mieux adapté à votre organisation et à ses besoins.